Se il Sistema di Interscambio (SdI) scarta una fattura elettronica, per l’Agenzia delle Entrate è come se non fosse mai stata emessa. Hai però 5 giorni di tempo per correggerla e reinviarla con la stessa data e lo stesso numero, evitando sanzioni.
Una fattura elettronica scartata per l’Agenzia delle Entrate è una fattura “non emessa”. Tuttavia, secondo la Circolare n. 13/E del 2018 hai 5 giorni per correggere l’errore e fare la riemissione della fattura, mantenendo lo stesso numero e data del documento originale. Rimediare velocemente all’errore, ti permette di evitare le fastidiose sanzioni legate alla tardiva emissione della fattura elettronica. In questa guida ti spieghiamo passo passo come gestire lo scarto e proteggere la tua attività.
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Quanti giorni ho per rinviare una fattura scartata?
- Ciclo di vita fattura elettronica
- Fattura elettronica scartata: come leggere la ricevuta e risolvere l’errore
- Codici di errore comuni: come riconoscerli per risolvere il problema
- Riemissione fattura elettronica: 3 vie per rimediare velocemente
- Cosa succede se il cliente non riceve la fattura?
- Ricevuta di scarto? Hai solo 5 giorni per evitare sanzioni fino a 2.000 euro
- Consigli pratici: previeni gli scarti della fattura elettronica
- FAQ fattura elettronica scartata: le risposte alle tue domande
Ciclo di vita fattura elettronica
Per evitare sanzioni quando emetti una fattura elettronica è fondamentale distinguere tra i tempi di prima emissione e i tempi di correzione:
- giorno 0 (effettuazione operazione): è il momento in cui vendi il bene o incassi il corrispettivo del servizio;
- entro 12 giorni (invio): hai tempo 12 giorni dall’operazione per trasmettere il file XML al SdI;
- finestra di elaborazione (0-5 giorni): una volta inviato il file, il SdI si prende fino a 5 giorni per effettuare i controlli tecnici.
Lo SdI, dopo aver verificato la fattura, può inviare:
- ricevuta di consegna: la fattura è valida ed emessa. Fine del processo.
- notifica di scarto: la fattura è considerata “Non Emessa” (giuridicamente inesistente).
Dal momento esatto in cui ricevi lo scarto (controlla la data della PEC o dell’area riservata), hai 5 giorni solari per correggere l’errore e reinviare il file senza incorrere in sanzioni per tardiva emissione.
Esempio pratico
Se invii una fattura il 10 del mese e ricevi lo scarto il 14, hai tempo fino al 19 per reinviarla corretta, anche se sono passati più di 12 giorni dall’operazione originale. L’importante è rispettare la finestra dei 5 giorni dallo scarto.
Fattura elettronica scartata: come leggere la ricevuta e risolvere l’errore
Il Sistema di Interscambio (SdI) è il “vigile” delle tue fatture elettroniche. Prima di consegnarle al destinatario, le controlla minuziosamente.
Cosa controlla il SdI?
Il SdI verifica che la fattura sia formalmente e fiscalmente corretta prima di recapitarla. I controlli riguardano:
- dati obbligatori: assenza di informazioni essenziali come i dati di fornitore e cliente, numero, data, descrizione beni/servizi, imponibile, aliquota e IVA;
- validità fiscale: correttezza e presenza di Partita IVA o Codice Fiscale nell’Anagrafe Tributaria;
- indirizzo telematico: presenza del Codice Destinatario o della PEC del cliente per la consegna;
- coerenza matematica: corrispondenza tra imponibile, aliquota e calcolo IVA.
Dove trovi la ricevuta di scarto?
Se la fattura viene scartata, ricevi una notifica:
- alla PEC o canale telematico usato per l’invio;
- oppure, la trovi nell’area “Consultazione – Monitoraggio dei file trasmessi” del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
Codici di errore comuni: come riconoscerli per risolvere il problema
Il primo passo per correggere la tua fattura elettronica è conoscere l’errore.
Ecco i codici errori più comuni.
| Codice | Descrizione errore | Soluzione pratica |
| 00305 | Identificativo fiscale (P.IVA/CF) non valido | Verifica la P.IVA del cliente sul sito VIES o Agenzia Entrate |
| 00324 | Incoerenza tra P.IVA e CF | Rimuovi “IT” dal Codice Fiscale o verifica che P.IVA e CF coincidano (ditte individuali) |
| 00404 | Fattura duplicata | Hai già inviato una fattura con questo numero e anno. Riemettila con un numero nuovo (es. “1/Bis”) |
| 00409 | Fattura con contenuto incoerente | Spesso accade quando si emette fattura verso PA con codici CIG/CUP errati o mancanti |
| 00423 | Prezzo totale errato | Ricalcola l’imponibile + IVA. Il totale documento deve corrispondere alla somma matematica |
| 00311 | Codice Destinatario non valido | Il codice a 7 cifre è errato. Se non lo conosci, usa “0000000” (sette zeri) e invia alla PEC, oppure avvisa il cliente di scaricarla dal cassetto fiscale |
Qui l’elenco completo dei codici errori fattura elettronica.
Riemissione fattura elettronica: 3 vie per rimediare velocemente
L’Agenzia delle Entrate (Circolare n. 13 del 2 luglio 2018) ti dà tre opzioni per riemettere la tua fattura elettronica scartata.
1. Vuoi correggere velocemente? Riemetti la fattura con stesso numero e data
La soluzione più semplice: correggi l’errore nel file XML e invia di nuovo la fattura entro 5 giorni dallo scarto. Mantieni stesso numero e data, la contabilità resta in ordine.
2. Sono passati più di 5 giorni? Emetti una nuova fattura collegata
Se hai superato i 5 giorni o hai esigenze contabili particolari:
- emetti una nuova fattura con numero e data successivi, facendo riferimento a quella scartata;
- ricorda di annotare la variazione anche nella contabilità interna.
3. Vuoi evidenziare che è una correzione? Usa una numerazione rettificativa
Riemetti la fattura indicando che è una rettifica, ad esempio: n. 1/R del 10/01/2025 al posto della n. 1 del 2/01/2025. È utile per distinguere facilmente il documento corretto.
Cosa succede se il cliente non riceve la fattura?
Quando la fattura è fattura è corretta, non viene scartata dallo SdI, ma non viene recapitato all’indirizzo telematico del destinatario (ad esempio per casella PEC piena o Codice Destinatario generico “0000000”) il Sistema di Interscambio rilascia una “Ricevuta di impossibilità di recapito”.
È fondamentale distinguere le conseguenze per le due parti.
Conseguenze per l’azienda emettente
La fattura è validamente emessa, no va rifatta. Va solo avvisato tempestivamente il cliente (via email o telefono) che la fattura originale è disponibile nel suo cassetto fiscale.
Conseguenze per il cliente
La fattura non arriverà sulla PEC o sul gestionale in automatico. Il cliente dovrà accedere alla propria area riservata fatture e corrispettivi sul sito dell’Agenzia delle Entrate e scaricare il documento.
Attenzione alla detraibilità IVA
Finché il cliente non effettua la “presa visione” del documento nell’area riservata, l’IVA non è detraibile.
Ricevuta di scarto? Hai solo 5 giorni per evitare sanzioni fino a 2.000 euro
Quando una fattura elettronica viene scartata dal Sistema di Interscambio, servono azioni rapide e corrette per non incorrere in multe.
Cosa fare subito: dipende da quando ricevi lo scarto
La procedura contabile dipende dal momento dello scarto:
- fattura non ancora registrata: correggila e reinviala entro 5 giorni;
- fattura già registrata: serve una rettifica contabile interna. Non inviare note di credito al SdI: la fattura non è mai stata emessa.
Sanzioni in caso di ritardi o errori
Se ignori i 5 giorni per correggere e reinviare la tua fattura elettronica sei esposto a sanzioni amministrative (articolo 6 del Decreto Legislativo n. 471 del 1997) fino a un massimo di 2.000 euro.
Consigli pratici: previeni gli scarti della fattura elettronica
Prevenire è la migliore strategia per la tua attività. Ecco come ridurre al minimo gli scarti:
- controlla i dati cliente: verifica sempre con attenzione Partita IVA, Codice Fiscale e denominazione;
- codice Destinatario/PEC: assicurati di avere il codice a 7 caratteri o l’indirizzo PEC corretto;
- verifica i calcoli: un’incoerenza tra imponibile, aliquota e totale è un errore comune;
- usa un software affidabile: il tuo gestionale dovrebbe fare controlli automatici pre-invio;
- monitora il SdI: controlla regolarmente le notifiche dal Sistema di Interscambio, anche se il tuo software ti avvisa.
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FAQ fattura elettronica scartata: le risposte alle tue domande
Hai 5 giorni dalla data di notifica dello scarto per correggere la fattura e reinviarla al Sistema di Interscambio (SdI). Rispetta questo termine per evitare che la fattura venga considerata emessa in ritardo.
Se non correggi e reinvii la fattura scartata entro i 5 giorni previsti, rischi l’applicazione delle sanzioni per tardiva emissione. Generalmente, la sanzione è del 70% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato, con un minimo di 500 euro. Per violazioni che non incidono sulla liquidazione del tributo, la sanzione può variare da 250 a 2.000 euro.
Se una fattura PA (verso la Pubblica Amministrazione) viene scartata devi correggere l’errore e reinviarla entro 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto. È fondamentale che la PA riceva il documento correttamente e nei tempi, dato che il suo protocollo di accettazione è molto rigoroso.
Se non correggi e reinvii una fattura scartata, per il Fisco quella fattura non è emessa. Questo può comportare l’applicazione di sanzioni per omessa o tardiva emissione. Inoltre, il tuo cliente non avrà un documento valido ai fini fiscali.
Una fattura scartata viene bloccata dal SdI per errori formali e non arriva al destinatario; per il Fisco risulta non emessa.
Una fattura rifiutata (o “rifiuto di recapito”) viene recapitata correttamente dal SdI, ma il destinatario la respinge per ragioni proprie (es. dati non conformi o servizi non erogati); per il Fisco risulta emessa ma non accettata dal cliente.
Una fattura tardiva è un documento fiscale emesso oltre i termini stabiliti dalla legge. Generalmente, una fattura deve essere emessa entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Se non rispetti questa scadenza, l’emissione è considerata tardiva e sei soggetto a sanzioni.
La fattura è valida ed emessa fiscalmente, ma non viene recapitata all’indirizzo telematico (PEC o Codice destinatario). Il cliente deve scaricarla dal sito dell’Agenzia delle Entrate.
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