Il rimborso spese trasferta è uno strumento di pianificazione fiscale che consente all’impresa di dedurre i costi sostenuti da dipendenti e amministratori, riducendo l’imponibile IRES.
Con la Legge di Bilancio 2025 e il successivo Decreto Fiscale (D.L. 84/2025), le regole sull’utilizzo dei rimborsi sono cambiate. Il rimborso, per essere deducibile, deve essere pagato con strumenti tracciabili (in Italia) e seguire limiti per ben precisi.
Continua a leggere, in questo articolo tecnico analizzeremo:
- la distinzione critica tra trasferte Italia (obbligo tracciabilità) ed estero (esonero);
- la tabella ufficiale dei limiti di esenzione fiscale per il 2026;
- i rischi di sanzioni per “retribuzione mascherata” in caso di errori.
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Come funziona la deducibilità dei rimborsi spese trasferta?
- 3 tipologie di rimborsi spese trasferta: forfettario, analitico e misto
- Tabella limiti deducibilità ed esenzione rimborsi spese trasferta 2026
- Novità 2025: obbligo di tracciabilità e deroghe
- Sintesi novità rimborsi spese trasferta Decreto Fiscale (D.L. 84/2025)
- Cosa succede se i rimborsi spese trasferta non sono tracciabili?
- Come definire le linee guida per una trasferta a prova di Fisco
- FAQ rimborsi spese trasferta: le risposte alle tue domande
3 tipologie di rimborsi spese trasferta: forfettario, analitico e misto
Per gestire le trasferte, l’azienda può scegliere tra tre tipologie di rimborsi.
La scelta non deve essere casuale: ogni metodo ha impatti diversi sulla deducibilità aziendale e sulla tassazione del dipendente.
1. Rimborso forfettario (indennità di trasferta)
Il rimborso spese forfettario è un’indennità che l’azienda riconosce al dipendente o collaboratore per coprire le spese di vitto e alloggio sostenute durante una trasferta di lavoro.
Il valore del rimborso è stabilito forfettariamente: l’azienda eroga una cifra fissa giornaliera (“diaria“) indipendentemente dalle spese reali. Per questo motivo, il collaboratore non deve presentare alcuna documentazione fiscale per ottenerlo.
Caratteristiche
- Vantaggio: semplicità amministrativa.
- Deducibilità: 100% per l’azienda.
2. Rimborso analitico (a piè di lista)
Il rimborso spese analitico, o a “a piè di lista”, è il denaro che l’azienda eroga al dipendente in base alle spese effettivamente sostenute, previa presentazione di nota spese e giustificativi fiscali (fatture, scontrini parlanti).
Caratteristiche
- Vantaggio: controllo puntuale dei costi.
- Deducibilità limitata per vitto/alloggio:
- trasferte extracomunali in Italia: fino a 180,76 euro al giorno;
- trasferte all’estero: fino a 258,23 euro al giorno;
- trasferte comunali: deducibilità pari al 75% della spesa sostenuta.
- Deducibilità totale per il trasporto: a condizione che siano documentate correttamente.
3. Rimborso misto
Il rimborso spese misto combina il rimborso analitico (per vitto o alloggio) con un’indennità forfettaria ridotta.
Caratteristiche
- Vantaggio: flessibilità e massima deducibilità fiscale, facilitando la gestione dei rimborsi spese ai dipendenti senza rischi di limiti o contestazioni.
- Deducibilità: l’azienda può dedurre integralmente le somme erogate.
Tabella limiti deducibilità ed esenzione rimborsi spese trasferta 2026
| Tipo di rimborso | Limite esentasse giornaliero | Deducibilità azienda |
| Forfettario (Italia) | 46,48 € | 100% |
| Forfettario (estero) | 77,47 € | 100% |
| Misto (vitto o alloggio fornito) | € 30,99 (Italia) € 51,65 (estero) | 100% |
| Misto (vitto + alloggio forniti) | € 15,49 (Italia) € 25,82 (estero) | 100% |
| Analitico (vitto e alloggio) | Nessun limite (rimborso esatto) | Max € 180,76 (Italia) € 258,23 (estero) |
Attenzione al superamento dei limiti
I rimborsi che eccedono le soglie “limite esentasse” costituiscono reddito imponibile per il dipendente e sono soggetti a IRPEF e contributi INPS.
Novità 2025: obbligo di tracciabilità e deroghe
L’articolo 1 del Decreto Fiscale (D.L. 84/2025), per contrastare l’evasione, ha imposto limiti all’uso del contante nelle trasferte, differenziando le spese sostenute in Italia da quelle effettuate all’estero.
Spese sostenute in Italia
Per le spese di vitto, alloggio e trasporto sostenute in Italia, la deducibilità è subordinata all’uso di strumenti tracciabili (carte di credito aziendali o personali, bancomat, bonifici). Se un dipendente paga un pranzo di lavoro a Milano in contanti, quel costo diventa indeducibile per l’azienda e, se rimborsato, tassabile per il dipendente.
A quali spese si applica l’obbligo di tracciabilità?
L’obbligo riguarda tutte le trasferte, sia:
- fuori dal Comune di residenza;
- che quelle interne al Comune.
Include anche i rimborsi per taxi e NCC, a patto che il pagamento sia tracciabile.
Spese sostenute all’estero
L’obbligo di tracciabilità non si applica alle spese sostenute all’estero. Questa deroga è stata inserita per tutelare le imprese che operano in Paesi dove i pagamenti digitali sono meno diffusi e difficoltà nella gestione.
Sintesi novità rimborsi spese trasferta Decreto Fiscale (D.L. 84/2025)
| Tema | Regola / Novità | Effetti fiscali |
| Obbligo generale di tracciabilità | Spese di vitto, alloggio, viaggio, trasporto devono essere pagate con strumenti tracciabili | Se tracciate, i rimborsi non imponibili e deducibili Se in contanti, diventano reddito imponibile + costo indeducibile |
| Spese sostenute all’estero | Escluse dall’obbligo | Nessuna penalizzazione fiscale anche se pagate in contanti |
| Professionisti e autonomi | Obbligo di tracciabilità esteso anche a loro | Rimborso rileva nel reddito solo se pagamenti non tracciati |
| Rimborsi a dipendenti/collaboratori di autonomi | Obbligo tracciabilità per deduzione | Se in contanti, sono indeducibili |
| Finalità normativa | Rafforzare contrasto evasione negli operatori trasporti/ospitalità | Riduzione uso contante |
| Decorrenza | DL 84/2025 | Dal 18 giugno 2025 |
Cosa succede se i rimborsi spese trasferta non sono tracciabili?
Il mancato rispetto dell’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta ha conseguenze fiscali importanti sia per l’azienda che per il dipendente.
Se l’Agenzia delle Entrate contesta la natura della trasferta (es. mancanza di giustificativi, tracciabilità assente in Italia o trasferta fittizia), le somme erogate vengono riqualificate. Il rimborso viene ripreso a tassazione come utile aziendale e considerato retribuzione netta in nero per il dipendente.
Conseguenze per impresa e dipendente
Le conseguenze per entrambi i soggetti:
- azienda: recupero delle imposte IRES non versate più sanzioni per infedele dichiarazione;
- cuneo fiscale: l’INPS richiederà i contributi omessi su quelle cifre (circa il 30-33%);
- dipendente: ricalcolo dell’IRPEF e delle addizionali regionali/comunali.
Tutte conseguenze facilmente evitabili stabilendo dall’inizio le linee guida su come gestire le trasferte aziendali.
Come definire le linee guida per una trasferta a prova di Fisco
I rimborsi spese trasferta rappresentano un’importante leva per ridurre l’onere fiscale e migliorare la gestione economica delle trasferte aziendali. Utilizzarli correttamente significa ottimizzare i costi e aumentare la competitività.
Per blindare la deducibilità, l’azienda deve adottare linee guida chiare:
- quale metodo di rimborso applicare (forfettario vs analitico) in base alla mansione;
- l’obbligo di utilizzo di carte aziendali per le spese Italia;
- la corretta conservazione digitale dei giustificativi.
Sono così è possibile utilizzarli e dedurli correttamente.
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FAQ rimborsi spese trasferta: le risposte alle tue domande
Il rimborso spesa trasferta copre tutte le spese sostenute da un dipendente o collaboratore durante un viaggio di lavoro, inclusi i costi per trasporti, vitto e alloggio. Questi rimborsi sono destinati a compensare le spese sostenute in relazione a trasferte aziendali.
I limiti di deducibilità per il rimborso spesa trasferta possono variare a seconda delle normative fiscali e del sistema di rimborso adottato dall’azienda. In generale, le spese devono essere documentate e rientrare nei limiti stabiliti dalla legge per essere dedotte fiscalmente.
Il rimborso spesa trasferta è una compensazione per le spese effettivamente sostenute durante un viaggio di lavoro, mentre l’indennità di trasferta è un importo fisso che può essere previsto per coprire i costi generali del viaggio, indipendentemente dalle spese reali.
Solo se la spesa è stata sostenuta all’estero. Se la spesa (vitto, alloggio, taxi) è stata effettuata in Italia, il pagamento in contanti ne comporta l’indeducibilità fiscale per l’azienda, anche in presenza di scontrino o fattura.
La trasferta è uno spostamento temporaneo e provvisorio del dipendente (es. 3 giorni a Roma per un cliente). Il trasferimento è un cambio definitivo della sede di lavoro (es. il dipendente viene spostato stabilmente nella filiale di Roma). Le regole fiscali sono completamente diverse.
Se il dipendente usa la propria auto, ha diritto a un rimborso chilometrico esentasse calcolato sulle Tabelle ACI. Attenzione: per essere deducibile per l’azienda, l’auto non deve superare i 17 cavalli fiscali (benzina) o 20 cavalli fiscali (diesel). I rimborsi chilometrici sono esclusi dall’obbligo di tracciabilità del pagamento del carburante, purché il calcolo sia coerente con la percorrenza.
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