Il rimborso spese forfettario è una somma corrisposta dall’azienda a dipendenti o collaboratori per coprire spese sostenute nell’ambito dell’attività lavorativa, senza necessità di documentazione analitica. Questo strumento semplifica la gestione contabile e fiscale delle spese aziendali, evitando lunghe rendicontazioni. Secondo l’articolo 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), questi rimborsi non concorrono alla formazione del reddito del dipendente, a condizione che rispettino i limiti e le condizioni previsti dalla normativa.
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Come funziona il rimborso spese forfettario?
Cos’è il rimborso spese forfettario?
Il rimborso spese forfettario è una somma fissa che il dipendente o collaboratore riceve per ogni giorno di trasferta, coprendo vitto e alloggio. L’azienda riconosce al dipendente o amministratore in trasferta un rimborso spese basato sulle voci indicate nella nota spese.
La somma a forfait da riconoscere al dipendente per ogni giorno di lavoro fuori sede viene definita indennità di trasferta. Può variare in base ai limiti stabiliti dalla legge, ma il datore di lavoro può anche stabilire un forfait più favorevole, offrendo condizioni migliori rispetto ai minimi legali. Nella nota spese, infatti, va solo indicata la tipologia di spesa così l’azienda può calcolare l’importo da riconoscere al dipendente.
Caratteristiche del rimborso forfettario
- Non è necessario fornire ricevute o documenti di spesa.
- Si gestisce facilmente in busta paga.
- Ideale per trasferta di breve o lunga durata.
A chi si rivolge il rimborso spese forfettario
Il rimborso spese forfettario semplifica la gestione delle trasferte aziendali, riconoscendo ai lavoratori, collaboratori e amministratori un importo fisso per vitto, alloggio e, opzionalmente, viaggio, senza necessità di giustificativi analitici.
Destinatari principali
I destinatari del rimborso spesa forfettario sono:
- dipendenti: lavoratori subordinati che si spostano per motivi di lavoro;
- collaboratori e consulenti: professionisti esterni che effettuano trasferte su incarico dell’azienda;
- amministratori: membri del consiglio o titolari di cariche sociali in trasferta per attività aziendali;
- trasferte di breve e lunga durata: applicabile sia per spostamenti di poche ore sia per giornate intere fuori sede.
Come viene tassato il rimborso forfettario
La tassazione del rimborso forfettario dipende dal luogo della trasferta:
- trasferte comunali: l’intero rimborso è tassato;
- trasferte extracomunali: esente fino a determinati limiti:
- €46,48/giorno per l’Italia;
- €77,46/giorno per l’estero.
Spese di viaggio documentate sono sempre esenti da tasse. Qualsiasi altro rimborso, documentato o meno, sarà tassabile.
Quanto paga l’azienda
Per l’azienda, i rimborsi sono interamente deducibili abbassando l’imponibile sul quale viene calcolata la tassazione. Il vantaggio di erogare il rimborso forfettario sta proprio qua, perché, a differenza delle altre tipologie di rimborsi, non vi è alcun limite di deducibilità in capo all’azienda e non concorrono a formare reddito fino al limite detto per il dipendente.
Esempio pratico – Trasferta extracomunale in Italia
| Tipologia di spesa | Importo rimborsato | Importo tassato | Importo esente |
| Rimborso spese forfettario | 60,00 € | 13,52 € | 46,48 € |
| Rimborso spese di viaggio (treno) | 40,00 € | – | 40,00 € |
| Totale | 100,00 € | 13,52 € | 86,48 € |
Esempio pratico – Trasferta all’estero
| Tipologia di spesa | Importo rimborsato | Importo tassato | Importo esente |
|---|---|---|---|
| Rimborso spese forfettario (estero) | 90,00 € | 12,54 € | 77,46 € |
| Rimborso spese di viaggio (aereo) | 120,00 € | – | 120,00 € |
| Totale | 210,00 € | 12,54 € | 197,46 € |
Esempio pratico – Trasferta comunale
| Tipologia di spesa | Importo rimborsato | Importo tassato | Importo esente |
|---|---|---|---|
| Rimborso spese forfettario | 60,00 € | 60,00 € | – |
| Rimborso spese di viaggio (taxi) | 25,00 € | 25,00 € | – |
| Totale | 85,00 € | 85,00 € | – |
Perché sfruttare il rimborso forfettario
Il rimborso spese forfettario è uno strumento semplice e flessibile per gestire le trasferte dei dipendenti, riducendo la burocrazia e velocizzando la contabilità. Permette di:
- garantire trasparenza e correttezza fiscale, rispettando i limiti previsti dalla legge;
- semplificare la gestione delle spese di vitto, alloggio e viaggio senza richiedere ricevute per ogni singola spesa;
- incentivare i dipendenti offrendo importi forfettari chiari e prevedibili, migliorando la soddisfazione e la motivazione;
- massimizzare la deducibilità dei costi aziendali, ottimizzando l’impatto fiscale dell’impresa.
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FAQ rimborso forfettario: le risposte alle tue domande
Il datore di lavoro eroga un importo fisso al dipendente per ogni giorno di trasferta. Copre vitto e alloggio e può includere spese di viaggio se documentate. L’indennità è esente da tassazione entro i limiti previsti dalla legge; eventuali eccedenze vengono tassate.
È una somma fissa riconosciuta al dipendente per ogni giorno di trasferta, senza necessità di fornire ricevute.
Principalmente vitto e alloggio; il datore può aggiungere spese di viaggio e trasporto se documentate.
Le trasferte extracomunali sono esenti fino a determinati limiti giornalieri (46,48 € in Italia, 77,46 € all’estero); l’eccedenza è tassata.
L’indennità si basa sull’importo giornaliero stabilito dal contratto collettivo o dal datore di lavoro, indipendentemente dalla durata della trasferta.
Sì, l’impresa può stabilire importi più alti a favore dei dipendenti; l’eccedenza rispetto al limite legale sarà tassata in busta paga.
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