Il rimborso spese amministratore SRL è un meccanismo che viene utilizzato dall’azienda per “pagare” questa figura per le spese effettuate per nome e per conto dell’azienda. Questa pratica non solo consente di “compensare” l’amministratore per attività fuori dal suo ruolo ordinario, ma offre anche vantaggi fiscali significativi per la società, grazie alla possibilità di dedurre il rimborso come costo aziendale. Continua a leggere per scoprire come funziona la deducibilità del rimborso spese amministratore e come questo può influire positivamente sulle imposte della tua SRL.
Oppure, chiedi ora una consulenza gratuita.
Indice
Rimborso spese per l’amministratore SRL: cos’è e come funziona?
Il rimborso spese per l’amministratore di una SRL è una modalità con cui la società restituisce all’amministratore le spese sostenute a titolo personale, ma nell’interesse dell’azienda.
I costi possono riguardare, ad esempio, le spese di viaggio, per i pranzi di lavoro, per l’acquisto di strumenti utili all’attività amministrativa. Il rimborso viene dato in base alla tipologia scelta, ed è utile per evitare che l’amministratore paghi le spese per conto dell’azienda.
I rimborsi spese quando sono fatti bene consentono all’amministratore di sostenere costi aziendali senza subirne il peso fiscale, ottimizzando la gestione delle trasferte.
Come funziona?
L’amministratore anticipa un costo (es. trasferta, hotel, pranzo con clienti, carburante, ecc.) e successivamente la società lo rimborsa, a patto che:
- la spesa sia inerente all’attività aziendale;
- sia giustificata da una documentazione fiscale valida (es. scontrino, fattura);
- venga registrata correttamente in contabilità.
Perché è utile?
È utile perché per la SRL il rimborso è deducibile, quindi abbatte l’imponibile su cui si calcolano le tasse. Dunque, uno strumento molto usato in ottica di pianificazione fiscale: consente di trasferire denaro dalla società all’amministratore senza tassazione aggiuntiva, a condizione che tutto sia fatto nel rispetto delle regole.
Deducibilità rimborso spese amministratore SRL
I rimborsi spese sostenuti dall’amministratore di una SRL sono deducibili dal reddito d’impresa (articolo 95, comma 3 e 3-bis del DPR 917/1986), ma è importante che vengano rispettate determinate condizioni. La deducibilità riguarda le spese che l’amministratore sostiene nell’espletamento delle sue funzioni aziendali, come trasferte, vitto e alloggio.
Condizioni da rispettare
Per essere deducibili, le spese:
- siano collegate all’attività aziendale e debitamente documentate;
- vengano rispettate le modalità di rimborso previste dal contratto;
- siano giustificate da ricevute o fatture.
Una corretta gestione della documentazione fiscale e la tracciabilità delle spese sono elementi cruciali per ottenere il massimo beneficio fiscale.
Le diverse tipologie di rimborsi spese
Esistono diverse tipologie di rimborsi spese che l’azienda può riconoscere all’amministratore, e ciascuna ha implicazioni fiscali differenti. In base alla modalità adottata, infatti, la società può ottenere la deducibilità totale o parziale del costo sostenuto.
Saper scegliere il tipo di rimborso più adatto e gestirlo correttamente è fondamentale per ottimizzare il carico fiscale senza esporsi a contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Vediamo quando è possibile dedurre in base alla tipologia di rimborso.
Rimborso spese forfettario amministratore SRL
Il rimborso forfettario è un rimborso in cui l’impresa eroga un importo fisso all’amministratore per coprire le sue spese, senza bisogno di giustificare ogni singola spesa. Il rimborso forfettario è 100% deducibile ai fini IRES.
Rimborso spese analitico amministratore SRL
Il rimborso analitico prevede il rimborso delle spese effettivamente sostenute dall’amministratore, che devono essere documentate. Tuttavia, per alcune voci di spesa, come vitto e alloggio, ci sono limiti di deducibilità. L’impresa può dedurre:
- 180,76€ al giorno per le trasferte fuori dal comune;
- 258,23€ al giorno per le trasferte all’estero.
Superati i limiti, il rimborso è ideducibile.
Rimborso spese misto amministratore SRL
Il rimborso misto combina elementi del rimborso forfettario e analitico. Parte delle spese vengono rimborsate con importo fisso, mentre altre vengono rimborsate sulla base delle effettive spese sostenute. Come per il rimborso forfettario, anche il misto prevede la deduzione totale delle spese sostenute dal reddito d’impresa.
Rimborso spese chilometrico amministratore SRL
Il rimborso chilometrico riguarda le spese sostenute dall’amministratore per l’utilizzo di un’auto aziendale o privata per motivi aziendali. L’impresa può dedurre i costi chilometrici, ma la deduzione è totale solo se l’auto rientra nei limiti di potenza:
- 17 CV fiscali per le auto a benzina;
- 20 CV fiscali per le auto a gasolio.
Se l’auto supera queste soglie, la deduzione viene ridotta in base alla tabella ACI.
Opportunità fiscale, se gestita correttamente
Il rimborso spese per l’amministratore può diventare uno strumento potente di pianificazione fiscale, ma solo se viene gestito con estrema precisione. Le opportunità sono concrete: l’amministratore può recuperare le spese sostenute per conto della società, mentre l’azienda beneficia della deducibilità dei costi.
Tuttavia, questo vantaggio si può facilmente trasformare in un rischio se non si seguono regole chiare: errori nella compilazione delle note spese, giustificativi mancanti o documentazione incompleta possono portare a contestazioni in sede di accertamento, con la perdita della deduzione fiscale.
Come utilizzarli in maniera fiscalmente inattaccabile?
Il rimborso spese amministratori, infatti, va gestito correttamente per evitare contestazioni e garantire la piena deducibilità. Documentazione adeguata, rispetto delle normative e una strategia ben strutturata sono fondamentali per trasformare i rimborsi in un vantaggio fiscale reale.
Non sottovalutare la gestione dei rimborsi spese: se strutturati correttamente, possono trasformarsi in un’opportunità di risparmio fiscale per la tua impresa.
Iscriviti subito a Tax Insight, la newsletter gratuita per imprenditori che vogliono operare in modo conforme, efficiente e fiscalmente vantaggioso.
Ogni mese, strategie concrete, aggiornamenti normativi e consigli pratici per ottimizzare i costi (compresi quelli degli amministratori) e tutelare il tuo business.
FAQ rimborso spese amministratore: le risposte alle tue domande
L’amministratore può essere distribuito tramite il compenso amministratore, seguito dai rimborsi spese e altri strumenti come il welfare aziendale (che è pure esentasse).
L’amministratore può ottenere il rimborso delle spese di trasferta compilando una nota spese, allegando scontrini o fatture. La documentazione varia in base al tipo di rimborso scelto (analitico, forfettario o misto).
Il compenso dell’amministratore rientra tra i redditi assimilati a lavoro dipendente, ed è quindi soggetto all’IRPEF con aliquote progressive che vanno dal 23% al 43%, in base al reddito imponibile.
La SRL può rimborsare spese di viaggio, vitto, alloggio, carburante, parcheggi, pedaggi, uso dell’auto personale per motivi aziendali e spese telefoniche, purché siano necessarie all’attività e documentate in modo adeguato.
Le spese devono essere documentate tramite scontrini, ricevute o fatture intestate all’amministratore e accompagnate da una nota spese dettagliata. È necessario indicare data, descrizione, importo e motivazione aziendale della spesa.
Leggi anche:
